Weryfikacja kontrahenta zajmuje kwadrans i nie kosztuje złotówki. Sześć jawnych rejestrów odpowie, czy dana firma istnieje i kto nią zarządza. Powiedzą też, czy jest czynnym podatnikiem i czy ktoś już bezskutecznie ściągał od niej pieniądze. Żaden nie odpowie na pytanie, które zadajesz naprawdę: czy ta firma Ci zapłaci.
Stan prawny na 7 września 2026 roku. Jeden z tych rejestrów ma status szczególny. Pominięcie białej listy kosztuje wprost – własnym majątkiem, z mocy Ordynacji podatkowej. Reszta daje wiedzę, która chroni przed stratą, ale nie karze za jej brak.
Które rejestry sprawdzisz bez opłaty
Wszystkie poniższe są jawne z mocy ustawy i dostępne przez przeglądarkę. Kolejność nie jest przypadkowa. Zaczynasz od tego rejestru, którego pominięcie ma skutek finansowy.
| Rejestr | Co ustalisz | Podstawa jawności |
|---|---|---|
| Wykaz podatników VAT (biała lista) | status VAT, numery rachunków, dane o wykreśleniu | art. 96b ustawy o VAT |
| Krajowy Rejestr Sądowy | zarząd, prokurenci, kapitał, sprawozdania spółek | art. 8 ustawy o KRS |
| Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej | dane jednoosobowej firmy, daty zawieszenia | art. 45 ustawy o CEIDG |
| Krajowy Rejestr Zadłużonych | upadłość, restrukturyzacja, umorzone egzekucje | art. 4 ustawy o KRZ |
| VIES | ważność numeru VAT UE kontrahenta zagranicznego | przepisy unijne |
| Wyszukiwarka REGON | forma prawna, data rozpoczęcia, adres | ustawa o statystyce publicznej |
Numer NIP wystarczy, żeby wejść do pierwszych czterech. Bez niego zostaje wyszukiwanie po nazwie firmy, a przy popularnych nazwach wyników jest wiele. Wtedy pomaga numer KRS. Wskazuje spółkę jednoznacznie.
Wyszukiwarka REGON prowadzona przez GUS daje komplet podstawowych danych o firmie. Formę prawną, datę rozpoczęcia działalności i adres sprawdzisz w niej najszybciej. To dobre miejsce na start, bo od razu widać, czy masz do czynienia ze spółką, czy z jednoosobową działalnością gospodarczą.
Przy sprawdzaniu zagranicznego kontrahenta z Unii Europejskiej ścieżka wygląda inaczej. System VIES potwierdza, czy numer VAT UE jest aktywny w danym kraju. Negatywny wynik przed nawiązaniem współpracy oznacza, że do wewnątrzwspólnotowej dostawy nie zastosujesz stawki 0 procent. Ważny numer VAT UE nabywcy jest warunkiem z art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Biała lista VAT – jedyny rejestr, którego pominięcie kosztuje
Wykaz prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Podaje status podmiotu jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”. Zawiera też numery rachunków rozliczeniowych. Imion i nazwisk osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wykaz nie pokazuje w przypadku podatników zarejestrowanych. Te dane widać wyłącznie przy podmiotach, którym odmówiono rejestracji albo które wykreślono z rejestru VAT. Wynika to z art. 96b ust. 3 i 4 ustawy o VAT.
Stawka jest realna. Ryzyko ponosi kupujący. Zapłata przelewem na rachunek spoza wykazu oznacza odpowiedzialność solidarną całym majątkiem za zaległości VAT dostawcy. Obejmuje ona część podatku przypadającą proporcjonalnie na tę transakcję. Warunkiem jest przy tym, że dostawca figuruje jako zarejestrowany podatnik VAT czynny. Liczy się stan wykazu na dzień zlecenia przelewu. Tak stanowi art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej.
Odpowiedzialności nie ma, jeżeli zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Ratuje też zawiadomienie ZAW-NR, złożone do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Tak stanowi art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej. Obowiązek rozliczania przez rachunek płatniczy dotyczy transakcji między przedsiębiorcami powyżej 15 000 zł, zgodnie z art. 19 Prawa przedsiębiorców.
Najdroższy błąd polega na sprawdzeniu rachunku raz, przy podpisywaniu umowy. Przepis mówi o dniu zlecenia przelewu, nie o dniu zawarcia kontraktu. Numer konta z faktury porównaj z wykazem tego samego dnia, w którym płacisz. Zgodnie z art. 96b ust. 2 sprawdzisz, czy dany podmiot był w wykazie na wybrany dzień z okresu 5 lat wstecz. Zrób wydruk z datą płatności i zachowaj go.
Dostęp do wykazu działa dziś także przez systemy CEIDG i Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy. Dostęp przez CEIDG istniał już wcześniej. Okno w Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy dodała ustawa z 17 października 2025 roku, ogłoszona 12 listopada 2025 roku. Weszła w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia. Dla kontrahenta prowadzącego jednoosobową firmę jest to jedno okno zamiast dwóch.
Kto naprawdę odpowiada za firmę?
Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny, a każdy ma prawo dostępu do danych przez Centralną Informację. Znajdziesz tam skład zarządu, prokurentów, wysokość kapitału i roczne sprawozdania finansowe spółek kapitałowych. Domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Podmiot odpowiada przy tym za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych.
Jednoosobowa działalność gospodarcza do KRS nie trafia. Informacja o działalności takiej firmy znajduje się w CEIDG, której dane są jawne z mocy art. 45 ustawy. Oba rejestry umożliwiają wydanie zaświadczenia, które przyda się przy sporze. Osobna pułapka dotyczy spółki cywilnej. Sama spółka nie trafia ani do KRS, ani do CEIDG. Wpisywani są jej wspólnicy, każdy we własnej ewidencji. Sama spółka ma jednak własny NIP i numer REGON. Znajdziesz ją w wyszukiwarce REGON, a jako podatnika VAT także na białej liście.
Sprawdź, kto podpisuje umowę. Prokurent ma szeroki zakres umocowania, ale prokura bywa łączna, a członek zarządu przy reprezentacji łącznej nie podpisze sam. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania to spór, zanim zaczniesz dochodzić pieniędzy. Podstawowe informacje o sposobie reprezentacji znajdują się w tym samym dziale KRS co skład zarządu.
Czy kontrahent ma długi?
Krajowy Rejestr Zadłużonych pokazuje sprawy, które ktoś już przegrał. Ujawnia się w nim między innymi postępowania restrukturyzacyjne i upadłościowe. Obejmuje też egzekucje umorzone z powodu braku majątku. Umorzyć je może komornik, sąd, naczelnik urzędu skarbowego albo dyrektor oddziału ZUS. W rejestrze są również zaległości alimentacyjne przekraczające 3 miesiące. Rejestr jest jawny i dostępny przez internet.
Osobną ścieżką jest biuro informacji gospodarczej – m.in. BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów, ERIF albo Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej. W rejestrze dłużników takiego biura znajdziesz zobowiązania zgłoszone przez wierzycieli. Trafiają tam również długi, które nigdy nie doszły do sądu. Pojedynczy raport jest płatny według cennika biura. To jedyny płatny element tej listy.
Dane w każdym biurze są inne, bo wierzyciel zgłasza dług tam, gdzie ma umowę. Czysty wynik w jednym biurze nic nie przesądza. Przy większym kontrakcie sprawdza się każde z nich. Nie trzeba składać trzech wniosków. Zapytanie o podmiot niebędący konsumentem może od razu objąć dane z innego biura, zgodnie z art. 22a ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych.
Urząd skarbowy nie poda Ci danych z deklaracji kontrahenta, bo chroni je tajemnica skarbowa. Wyjątek dotyczy jednak wprost weryfikacji kontrahenta. Na wniosek kontrahenta organ podatkowy wydaje zaświadczenie o tym, czy podatnik zalega w podatkach i czy składa deklaracje. Podstawą jest art. 306ia w związku z art. 293 § 3 Ordynacji podatkowej. Zgoda podatnika nie jest do tego potrzebna. Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych wymaga już zgody podatnika, zgodnie z art. 306h § 1 pkt 2 Ordynacji.
Czego rejestry nie powiedzą o kontrahencie
Rejestry opisują przeszłość. Zapisaną urzędowo i z opóźnieniem. Firma z czystym KRS i pustym KRZ może w tym tygodniu nie mieć środków na opłacenie faktury. Między utratą płynności a pierwszym wpisem o egzekucji mijają miesiące.
Trzy rzeczy nie wynikają z żadnej wyszukiwarki. Adres rejestrowy bywa adresem wirtualnego biura, pod którym nikt nie pracuje. Sprawozdanie finansowe w KRS opisuje rok zamknięty, więc w połowie roku patrzysz na dane sprzed kilkunastu miesięcy. Skład zarządu mówi, kto podpisuje, a nie kto faktycznie decyduje.
Tu zaczyna się rola wywiadowni gospodarczej albo detektywa. Sprawdzenie potencjalnego kontrahenta w terenie odpowiada na pytania, których rejestr nie obejmuje. Chodzi o realne zaplecze pod adresem, pracujący magazyn i wypłaty wychodzące na czas. To element wywiadu gospodarczego, a przy większych umowach część dochowania należytej staranności.
Zbieranie informacji na temat kontrahenta ma granice prawne. Fiskus oczekuje dochowania należytej staranności, ale nie zwalnia z przepisów o ochronie danych. Detektyw działa na podstawie umowy i ustawy o usługach detektywistycznych. Sposób, w jaki wolno prowadzić weryfikację kontrahenta, opisuje osobny tekst o tym, co wolno detektywowi.
Sprawdzenie w BIG zostawia ślad
O tym nie pisze żaden serwis sprzedający raporty. Biuro informacji gospodarczej ma ustawowy obowiązek prowadzić rejestr zapytań. Każdy ma prawo uzyskać z niego informacje w zakresie dotyczącym ujawniania jego danych. Twój partner biznesowy może więc sprawdzić, że go sprawdzałeś.
Druga rzecz dotyczy osób fizycznych. Sprawdzenie w BIG konsumenta wymaga jego upoważnienia, ważnego nie dłużej niż 60 dni od udzielenia. Tak stanowi art. 24 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej reguły są łagodniejsze, ale granica bywa cienka. Lepiej ją znać przed zapytaniem niż po nim.
Rejestr zapytań działa też na Twoją korzyść. Jeśli sprawdzasz własną firmę i widzisz zapytania podmiotów, z którymi nie rozmawiałeś, ktoś zbiera informacje na temat Twojej działalności. Przy weryfikacji kontrahenta warto pamiętać o tej symetrii.
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie można sprawdzić kontrahenta?
W sześciu jawnych rejestrach: białej liście, KRS, CEIDG, Krajowym Rejestrze Zadłużonych, VIES i wyszukiwarce REGON. Wszystkie są bezpłatne. Numer NIP wystarczy w białej liście, KRS, CEIDG i Krajowym Rejestrze Zadłużonych, a VIES wymaga numeru VAT UE kontrahenta zagranicznego. Płatne są dopiero raporty biur informacji gospodarczej oraz wywiadowni, które łączą te dane z własnymi bazami.
Jak znaleźć kontrahenta po NIP?
Wpisz jego numer do wyszukiwarki białej listy na podatki.gov.pl. Wyszukiwarka zwróci nazwę, adres, status VAT i rachunki. Ten sam identyfikator działa w wyszukiwarce REGON oraz w wyszukiwarce KRS. W CEIDG identyfikuje jednoosobową firmę wraz z datami zawieszenia działalności.
Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT?
Status podatnika VAT sprawdzisz samodzielnie w wykazie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Potwierdzi go również naczelnik urzędu skarbowego na wniosek zainteresowanego, zgodnie z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT. Wykaz rozróżnia „podatnik VAT czynny” i „podatnik VAT zwolniony”. Pokazuje także podmioty wykreślone z rejestru, wraz z podstawą prawną wykreślenia oraz datą tej czynności.
Gdzie sprawdzić, kto jest właścicielem firmy?
Przy spółkach w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ujawnia on wspólników spółek osobowych, a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością tylko tych udziałowców, którzy mają co najmniej 10 procent kapitału zakładowego. Przy jednoosobowej działalności właścicielem jest osoba wpisana do CEIDG. Osobę faktycznie kontrolującą spółkę wskazuje odrębny rejestr CRBR.
Przeczytaj też
- Jak sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy
- Wywiad gospodarczy – metody, cele i zastosowanie
- Detektyw dla firm – kontrahent, pracownik, wyciek informacji
- Zakaz konkurencji – przepisy, odszkodowanie, naruszenie
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie skonsultuj się z adwokatem lub radcą prawnym.
